論辦公自動化在生活中的應用

論辦公自動化在生活中的應用 隨著信息科學技術的飛速發展，辦公自動化系統在技術和應用上都得到了更高層次的發展，人們逐漸意識到對辦公管理系統的運用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。而辦公活動重要性的日漸突出,也引起了企業管理者的普遍重視，他們越來越感覺到沒有信息技術支持的企業管理是力不從心的，因而辦公自動化系統應運而生。長期以來,人們對以紙質文件為中心的傳統辦公方式習以為常。這不僅耗費了大量的人力、物力、財力，而且效率低、時效性差、容易出錯，不利于企業長期穩定、高效的發展。然而應用新型的辦公自動化系統能夠將人從繁瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了企業辦事的工作效率和對信息的可控性，很好地規范并改進了現有的企業管理，降低了辦公成本，提高了執行力，使管理趨于完善，企業更具有競爭力。 關鍵詞：科學 辦公自動化 工作效率 引言 辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現代化辦公和計算機網絡功能結合。隨著信息技術的發展，辦公自動化在行政企事業單位的管理、經營活動中發揮著日益重要的作用。通過網絡，組織機構內部的員工可跨越時間、地點協同工作。通過辦公自動化系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現了運營的高效。辦公自動化是信息化社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業務的人機信息處理系統。通過使用先進的機器設備和技術，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業務從事務級進入管理級，甚至輔助決策，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。 1、辦公自動化的介紹 1.1、辦公自動化的基本概念 辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。 計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。 1.2、辦公自動化的三大特性 OA的核心即為ezOFFICE(easy office)，強調的就是辦公的便捷方便，提高效率，所以，作為辦公軟件，就應具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。 (1).易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。 (2).健壯性——必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。 (3).開放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。 1.3、辦公自動化的發展現狀 我國辦公自動化自70年代開始發展，到90年代末期大致經歷了六個發展階段： (1).硬件配置階段 70年代末，企業辦公過程中普遍使用的辦公設備如傳真機、打字機、復印機等，標志辦公自動化系統開始興起。 (2).數據處理自動化 80年代中期開始，MIS(管理信息系統)的發展標志OA進入數據處理自動化的第2代OA階段。 (3).C/S架構下工作流程自動化階段 伴隨著企業內部局域網的興起，第3代OA開始關注并實施企業不同部門間工作流程的自動化。 (4).B/S無障礙工作流程自動化階段 90年代中期開始，隨著Internet技術的興起，第4代OA實現了移動辦公，企業資源不再受到通訊技術的限制。 (5).協同工作型辦公自動化 90年代末期開始，旨在實現項目團隊協同、部門之間協同、業務流程協同與辦公流程協同、跨越時空協同的第5代OA興起，其核心即為KM(知識管理)。 (6).協同發展型辦公自動化 是一種領先的企業管理思想，在實現方式上仍以工作流自動化Workfiow及KM為核心。 1.4、辦公自動化的主要內容 辦公自動化中軟件主要包括：word、excel、PowerPoint等辦公軟件的操作和使用 1.4.1、Word的概念簡介 Word是由Microsoft公司出版的一個文字處理器應用程序。它最初是由Richard Brodie為了運行DOS的IBM計算機而在1983年編寫的。隨后的版本可運行于Apple Macintosh (1984年),SCO UNIX，和Microsoft Windows (1989年)，并成為了Microsoft Office的一部分。 1.4.2、Word的功能介紹 (1).所見即所得 用戶用Word軟件編排文檔，使得打印效果在屏幕上一目了然 (2).直觀的操作界面 Word軟件界面友好，提供了豐富多彩的工具，利用鼠標就可以完成選擇，排版等操作。 (3).多媒體混排 用Word軟件可以編輯文字圖形、圖像、聲音、動畫，還可以插入其它軟件制作的信息，也可以用Word軟件提供的繪圖工具進行圖形制作，編輯藝術字，數學公式，能夠滿足用戶的各種文檔處理要求。 (4).強大的制表功能 Word軟件提供了強大的制表功能，不僅可以自動制表，也可以手動制表。Word的表格線自動保護，表格中的數據可以自動計算，表格還可以進行各種修飾。在Word軟件中，還可以直接插入電子表格。用Word軟件制作表格，既輕松又美觀，既快捷又方便。 (5).自動功能 Word軟件提供了拼寫和語法檢查功能，提高了英文文章編輯的正確性，如果發現語法錯誤或拼寫錯誤，Word軟件還提供修正的建議。當用Word軟件編輯好文檔后，Word可以幫助用戶自動編寫摘要，為用戶節省了大量的時間。自動更正功能為用戶輸入同樣的字符，提供了很好的幫助，用戶可以自己定義字符的輸入，當用戶要輸入同樣的若干字符時，可以定義一個字母來代替，尤其在漢字輸入時，該功能使用戶的輸入速度大大提高。 (6).模板與向導功能 Word軟件提供了大量且豐富的模板，使用戶在編輯某一類文檔時，能很快建立相應的格式，而且，Word軟件允許用戶自己定義模板，為用戶建立特殊需要的文檔提供了高效而快捷的方法。 (7).豐富的幫助功能 Wo